Opdateringer 2013

OctoPortal™ 6.3
2. december. Version 6.3 tilbyder først og fremmest forbedret adgang til platformens mange værktøjer via en ny ikonsøjle. Herfra er der dynamisk adgang til de relevante funktioner og muligheder, dér hvor brugerne nu befinder sig i processen. Også Start-menuen øverst er forenklet og giver adgang til de forskellige apps-versioner, der er opsat lokalt som fx survey- og kususplatformen OctoCollect™, tidsregistreringsplatformen OctoDo™ og årshjulsværktøjet AnnoMeter m.v..

Særligt nyt er det også, at årshjulsplatformen AnnoMeter nu er en fuldt integreret del af OctoPortal™, der grundlæggende ligner stand-alone versionen, men i princippet kan anvendes til alle typer af projekter.

Oversigten over ”Mine projekter”, der giver et altid opdateret statusoverblik, vil nu blive præsenteret for brugerne, når de logger ind. Funktionen kan selvfølgelig som alle andre funktioner kobles til og fra efter ønske.

OctoPortal™ 6.0
4. november. Version 6.0 byder dels på en række funktionsforbedringer i forhold til fx målhierarkier og tabeller, og dels en ny mulighed for at arbejde dynamisk med den overordnede strategiske planlægning - både på det politiske og direktionsmæssige plan.

Det er muligt for kommunalbestyrelsen (eller direktionen) fra strategiplan til strategiplan at skabe entydig sammen mellem forvaltningens initiativer og projekter, og de overordnede strategiske mål, milepæle og hertil knyttede succeskriterier, der forventes indfriet indenfor planlægningsperioden.

Alle projekter i forvaltningen kan som hidtil knyttes direkte til de overordnede mål og milepæle, men ledelsen får et digitalt værktøj, der forenkler koblingen mellem strategier og resultater. OctoPortal kan håndtere strategiplanerne år for år, så der løbende genereres en historik over både nuværende og afsluttede indsatser med fokus på at opsamle en portefølje af viden og erfaring som grundlag for fremtidige beslutninger.

OctoPortal™ 5.7
9. september. Opdateringen i september 2013 byder på både forenklinger og forbedringer:

• Gantt-diagrammet under ”Tid, status og evaluering” er forenklet, så brugerne nu skal tilvælge, om de ønsker at se styringsfunktionerne (kolonnerne for Budget, Tid og Status). Yderligere har den gule evalueringsspot fra version 5.6 nu fået sin egen kolonne yderst til højre - også denne kan slåes til og fra. Til- og fravalget af funktionerne foretages via et menu-ikon yderst til højre i menubjælken. Er der ikke foretaget noget valg, markeres dette i menulinjen med grønt ”Vælg styringsfunktioner” (forsvinder når der første gang foretages et valg). Styringsfunktionerne kan løbende slåes til og fra, hvilket fx giver mere plads til gantt-diagrammet.

I porteføljeoversigten (portfolioen) er der indført følgende forbedringer:

• Det lille muse-ikon yderst til højre er fjernet. For at komme til de enkelte projekter, klikker man blot på et vilkårligt sted på linjen ud for det givne projekt.
• Via en rullemenu i topbjælken, er der nu mulighed for at vælge mellem at få vist ”Alle, Igangværende (uafsluttede) eller Afsluttede projekter”. Det er fx muligt at finde alle projekter, der sluttede i 2012 eller før og som derfor burde være afsluttet, men ikke er markeret som sådan.
• Ønsker man at sende en e-mail til projektlederne for de identificerede projekt (fx projekter der formelt burde være afsluttet), kan dette nu lade sig gøre: Ving de pågældende projekter af (alle kan vinges af på en gang) og klik på e-mail-ikonet. Nu vises de pågældende projektledere og deltagere (deltagerne kan som noget nyt fravælges på oversigten). Oversigten over projektlederne opdateres automatisk, når projekterne vinges af i porteføljeoversigten. Med et klik åbnes Outlook med de valgte mail-adresser.

I samarbejde med Ballerup Kommune er der udviklet et nyt koncept, der giver overblik over alle projekter og driftsopgaver i en given afdeling. Resultatet er et Opgavelandkort, der giver et tværgående overblik over opgavernes karakter, kompetencekrav og lovgivningsmæssige referencer. Her er tale om en meget brugervenlig og enkel løsning opbygget ved hjælp af de indbyggede moduler OctoCollect og OctoSite. Interesserede kommuner kan henvende sig til Kildevad eller kontakte Hugin Johansen i Ballerup Kommune.

OctoPortal™ 5.6
10. juni. I version 5.6 er der foretaget  en lang række tværgående justering af OctoPortals centrale funktioner. Fokus har været hastighed, forenkling og standardisering/ kompatibilitet. Platformen er fuld kompatibel med den seneste versioner af både Internet Explorer, Firefox, Safri, Google Chrome og Opera.

Herudover er der gennemført følgende forbedringer:

• I Gantt-diagrammet markeres afsluttede resultatmål, milepæle eller aktiviteter (alt efter det valgte styringsniveau) med en gul spot, hvis de mangler at blive evalueret. Brugerne kan åbne evaluerings- og kommenteringsskemaet ved at klikke på spotten eller titlen.
• Dokumenthåndteringen har fået faneblade svarende til projektets faser, hvilket forenkler overblikket i projekter med mange løse dokumenter (typisk OctoSite- og OctoCollectprojekter, der benyttes til intranetopgaver).
• Felter med rullemenuer eller radioknapper, vises nu i portfolioen med den valgte tekst.
• Ved hjælp funktionen Beslægtede projekter er det muligt at se parallelle projekter på enten organisations- eller referencelisteniveau.
• Krydstabuleringen i OctoCollect™ er blevet mere overskuelig med to vinduer til henholdsvis krydsvariabel 1 (lukkede svar – valg ikke påkrævet) og krydsvariabel 2 (valg af åbne svarkategorier).
• Funktionsbiblioteket er etableret som et særskilt administrationsobjekt ”Funktioner (Adm)”, der kan vedligeholdes på linje med et projekt. Dette forenkler den løbende opdateringen og giver på sigt mulighed for flere lokale tilpasninger.
• Lokale opsætninger er flyttet fra Administrationsfanebladet til et nyt administrationsobjekt ”Grundindstillinger (Adm)”.
  

Det er muligt at oprette IP-baserede adgangsbegrænsninger til specifikke instanser af OctoPortal™ og/eller OctoSite™ (fx intranetsider). Dette gør det muligt at placere OctoPortal™ på den udvendige side af firewallen. Fordelen er muligheden for eksternt projektsamarbejde og ekstern anvendelse af OctoCollect™.

OctoPortal™ 5.5
17. april. I version 5.5 er budget-, regnskabs- og kvartalsmodulet nu samlet i ét enkelt og letbetjent modul. Modulet giver mulighed for at specificere og opgøre budget og regnskab dels på kvartals- og kontoplansniveau og dels i forhold til det givne styringsniveau (resultatmål, milepæle eller aktiviteter). Med et enkelt klik skiftes mellem de tre overbliksformer. I tillæg her til er der udformet to nye bilagsmoduler, der bør det muligt for at præsentere budget- og regnskabstal opgjort efter ønske.

Tilsvarende er der lavet et nyt tværgående opsamlingsmodul for hele organisationen . Modulet opsamler og strukturerer på porteføljeniveau budget- og regnskabstal i henhold til kontoplanen, referencestrukturen (emnekataloget) og grundstrukturen (typisk organisationsstrukturen).

Også dokumentstyringen er forbedret med faneblade for hvert niveau i fasestrukturen, så det er er nemmere at bevare overblikket i projekter med mange dokumenter.

I relation til OctoCollect, der er platformens dataindsamlings-, samt kursus- og konferencemodul, er der siden årsskiftet udviklet mulighed for mere dynamisk krydstabulering, det gør det fx muligt at præsentere en dataindsamling on-the-fly på en eller flere forskellige fx intranetsider.

OctoPortal™ 5.3
15. februger. I version 5.3 er der sat yderligere fokus på budgetstyring. Et nyt budgetstyringsmodul gør det muligt at specificere budgettet i relation til kommunens/organisationens overordnede kontoplan. Yderligere er der udviklet et supplerende kvartalsbudget, der gør det muligt at fordele budgetposterne over det givne antal kvartal. I kvartalsbudgettet er der yderligere mulighed for at se de konkrete forbrug i de givne kvartal, hvis man anvender økonomistyringsmodulet. Det er muligt at udskrive budgetoversigterne som bilag via udskriftsmodulet.

På udskriftssiden er det nu muligt at udskrive målhierarkiet i grafisk form.

Yderligere er der sket en række forbedringer af OctoCollect, der blandt andet tilbyder muligheder for at udtrække data i en slags pivottabeller med henblik på at kunne præsentere dataudsnit på intranet eller lignende, eller eksportere disse til word.