Tidsregistrering og opgavestyring med OctoDo™

Tids- og opgavestyring
Har I behov for, at jeres medarbejdere dagligt registrerer deres tidsforbrug i forhold til individuelle og tværgående opgaver?

OctoDo™ gør det nemt for den enkelte medarbejder at gennemføre den daglige tidsregistrering. Med et klik på single-sign-on er medarbejderen ved sit ugeskema og kan udfylde tidsforbruget, samt løbende se flextid og totalforbrug mv. Når ugen er omme, godkendes registreringerne med et enkelt tryk.

Overblik og prioritering
Har ledelsen behov for et samlet overblik over tidsforbruget i forhold til en fælles opgaveportefølje (virksomhedsplan)?

OctoDo™ giver mulighed for at oprette en eller flere opgaveporteføljer (virksomhedsplaner) pr. afdeling. Med den som udgangspunkt kan ledelsen følge tidsforbruget i relation til opstillede estimater. Systemet giver mange udskriftsmuligheder og understøtter lokale teamstrukturer med mulighed for, at medarbejderne også selv kan tildele hinanden opgaver i tilknytning til de opstillede planer.

Tidsstyring og projekter
Har I behov for at koble tidsstyring sammen med projektstyring?

Tidsstyringen kan integreres med generel projekt- og porteføljestyring. Forklaringen er, at OctoDo™ er en del af digitaliseringsplatformen OctoPro®, der automatisk følger med valget af OctoDo™. I får dermed en omfattende løsning, der er 100 % fleksibel i forhold til både indholds- og tidsstyring, og som alt efter ønske kan skaleres op og ned i forhold til jeres digitaliseringsbehov
– uden at det koster ekstra!

Kontakt Kildevad på 4632-5422 eller benyt vores kontaktskabelon.

OctoDo™ og OctoPro®

OctoDo™ hænger tæt sammen med Bemandingsmodulet i OctoPro®, der på projektniveau opsamler tidsforbruget på de enkelt opgaver. Desuden er det via Bemandingsmodulet, at den overordnede tidstildeling foregår enten på projektniveau eller via en opgaveportefølje for en hel afdeling.

.................................................................................................................................................

Dette får I med OctoDo™

Kanban board

Alle projekter og opgaver vises automatisk på Kanban-boardet, uanset hvor og hvordan de er blevet oprettet. Det er derfor et centralt sted at få overblik over både projekter og todo´s samt styre fremdriften.

• Kanban-modulet kan opsættes med et varierende antal søjler og i øvrigt være forskelligt fra afdeling til afdeling.
• Opgaver kan godkendes eller afvises direkte, samt afsluttes (hvorved de ikke længere vises på boardet).
• Projekternes fremdrift vises direkte på det enkelte projektkort og der er direkte link til det pågældende projekts ganttdiagram, målhierarki og bemanding.
  
  

Ugeskema med tidsregistrering

• Viser de enkelte medarbejderes årsnorm med opgørelse af samlet:
  - Forbrug
  - Difference
  - Flextid
• Viser de enkelte medarbejderes aktuelle ugenorm med opgørelse af:
  - Ugeforbruget
  - Differencen for den pågældende uge
• Giver mulighed for at:
  - Registrere timer og minutter 
  - Angive en note til hver tidsregistrering 
  - Angive transportform og afstand til og fra arbejdssted
  - Bevæge sig frem og tilbage mellem ugerne
  - Vise gennemførelsesstatus for en given opgave (10%, 20%...100%)
• Via opgaveoversigten (se nedenfor) vælge de opgaver, der aktuelt skal vises i ugeskemaet (fx ingen snerydning om sommeren).

Fleksibiliteten i systemet gør det unødvendigt at tidsstyre alle opgaver for at være retvisende - det er et organisatorisk valg.

Opgave- og arkivoversigt

• Viser samlet oversigt over alle opgaver
• Giver mulighed for at:
  - Afkrydse færdige opgaver, der herefter er tilgængelig via en tilsvarende oversigt over arkiverede (afsluttede) opgaver.
  - Vælge favoritopgaver, der pt. skal vises på ugeskemaet.
  - Tildele andre medarbejdere opgaver i henhold til fælles opgaveportefølje/virksomhedsplan (option).
  - Genstarte en arkiveret opgave (hvis den ikke er lukket).

Understøtter team-strukturer

• Bruger der indgår i et team, kan se opgaver og timeforbrug for de øvrige team-deltagere, samt eventuelt tildele disse opgaver.
• Individuelle sorteringer og afkrydsninger giver mulighed for at udskrive præcis de oversigter, ledelsen og medarbejderne ønsker (se nedenfor).

Visning og udskrifter

• Overalt på platformen vælger brugerne selv, hvilke kolonner de ønsker at få vist: Projekt , navn, område, team, resultatmål, milepæl, aktivitet, opgave, startdato, slutdato, status, budget og forbrug.
• Alle kolonner kan sorteres ved at klikke på overskriften.
• Udskriftsgeneratoren medtager kun de valgte kolonner og gennemfører subtotaler i forhold til den valgte kolonnesortering.

Ledelse

Ud over ovenstående har de OctoDo-ansvarlige mulighed for at:

• Opsætte og justere ansættelsesstatus for samtlige medarbejdere. Det vil sige, hvor mange timer, de arbejder i årets forskellige uger.
• Overføre flextid fra tidligere år.
• Se status for de løbende ugeregistreringer.
• Opsætte opgaveporteføljer for en hel afdeling med mulighed for at fordele timer og opgaver til de enkelte medarbejdere.